Lorsque vos archives physiques doivent être remplacées par des archives électroniques (fichiers et données informatiques), on parle de Dématérialisation. Ce projet peut alors faire parti de ceux co-financés par le Fonds Bleu via le programme #ExtendedMonaco du Gouvernement Monégasque.
Ce procédé de substitution d’archives nécessite plusieurs étapes de numérisation ainsi qu’une adaptation de tous les processus de production et de gestion des informations.
Nous vous proposons de vous accompagner sur ce changement.
Qu’est-ce que la dématérialisation de vos archives ?
Une archive dématérialisée est un document d’archive électronique, c’est-à-dire une archive qui a perdu son support papier pour devenir un document informatique. Sous certaines conditions, les archives électroniques ont la même valeur probante.
Quels sont les avantages de dématérialiser les archives ?
Avec l’avènement du digital au sein des entreprises, la dématérialisation des archives constitue un véritable enjeu et présente de nombreux avantages, entraînant par la même occasion un changement profond des usages et pratiques de la gestion de l’archivage.
La dématérialisation d’archives suscite donc un grand intérêt, car :
- Elle favorise la maitrise de la gestion des archives, en facilitant la production et la circulation des documents informatiques
- Elle assure l’intégrité des données dans le temps
- Elle gère plus efficacement les risques de perte, de détérioration ou divulgation des données informatiques
- Elle aide à une recherche facile par le plan de classement ou par le contenu
La dématérialisation garantit ainsi la disponibilité des documents, leur préservation, leur mise en sécurité et l’échange le cas échéant.
Dans le cadre de personnes et entreprises travaillant à distance, la dématérialisation constitue une bonne opportunité de réduction des coûts (en espace de stockage, en déplacement…) et de gain en productivité. Les Archives pouvant s’intégrer à une Solution de gestion Documentaire Numérique (GED)
Comment réussir une dématérialisation documentaire ?
Pour bénéficier de tous les avantages énumérés précédemment, il importe avant tout de suivre les bonnes pratiques en matière de dématérialisation.
4 étapes clés semblent nécessaires et suffisantes pour réussir une dématérialisation :
- La première de ces étapes étant de bien déterminer le volume des archives à dématérialiser ainsi que leurs natures et les métiers concernés. Les questions à se poser sont du type : quel flux dématérialiser ? Quel volume de documents ? Quel cadre juridique respecter ?
- La seconde étape concerne le personnel et les collaborateurs à mobiliser pour mener à bien la dématérialisation. Chaque intervenant devant être informé et sensibilisé aux problématiques d’évolution des process comme des organisations métiers. Les principales questions à se poser sont les suivantes : comment accompagner ses collaborateurs dans la conduite du changement induit par la dématérialisation ? Comment les rendre acteurs de cette dématérialisation ? Comment obtenir ainsi l’adhésion de ses partenaires, fournisseurs et clients à ce changement ?
- La troisième étape repose sur un choix essentiel à faire, celui du partenaire à considérer désormais dans toute démarche de dématérialisation des archives comme un véritable partenaire de confiance et un gage de sécurité. En effet, toute solution de dématérialisation doit impérativement sécuriser les flux dématérialisés dans le respect de la réglementation et des bonnes pratiques (signature électronique certifiée, archivage électronique selon la norme z42-013)
- Enfin la phase test est tout aussi capitale que les 3 précédentes. Elle permet non seulement d’évaluer l’efficacité du process mis en œuvre, mais aussi, elle garantit le retour sur investissement attendu. Pour cela, il est vivement conseillé de mettre en place des indicateurs sur l’appropriation des process sans cesse renouvelés.
La dématérialisation est un procédé qui demande donc de la rigueur et suppose la mise en application d’une certaine forme d’intelligence que le papier ne nécessite aucunement. C’est pourquoi également, elle s’impose comme un enjeu stratégique et économique pour la majorité des entreprises.
Nous vous proposons de vous accompagner dans cette démarche, de vous conseiller sur le matériel adéquat, d’améliorer les possibilités de votre matériel en place tels vos Copieurs Multifonctions, afin de pouvoir dématérialiser vous-même vos archives et documents papiers.
Nos Objectifs :
- Vous proposer un plan de Transition Numérique pour passer à la Dématérialisation complète des vos archives Papier et Documents vivants de l’Entreprise.
- Vous proposer du matériel, tels que des Scanners, des Scanners de livres, des outils Multifonctions pour la partie Digitalisation.
- Vous proposer des solutions de Gestions documentaire pour le Classement, la recherche, le partage mais éventuellement aussi l’analyse des document ainsi transformés en fichiers informatiques.
Les outils proposés :
- Scanners de production
- GED
- Outils de Numérisation pour votre copieur permettant de scanner classer au moment de la numérisation, compatible multimarques.
- Partenaire Monégasque pour en cas de prestations externalisées
Si vous souhaitez discuter d’un tel projet, il fait parti de ceux pris en charges par le Fonds Bleu, permettant de vous faire co-financer par le Gouvernement Monégasque à hauteur de 30 à 70% de l’enveloppe globale.
Références légales :
« Les entreprises monégasques pourront dématérialiser les bulletins de paye, procéder à l’archivage électronique de leurs documents sans obligation de conserver une copie papier, envoyer un recommandé par voie électronique, faire reconnaître la valeur d’un accusé de réception par voie électronique ou encore conclure un contrat par voie électronique avec la même valeur légale qu’une contractualisation papier.«
